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TEXTOS LEGALES

Términos y Condiciones

Blindaje legal del ecosistema digital de consulta, gestión administrativa y manejo de datos personales de Administradora DOMUS, C.A. | RIF: J-00358094-5.

Diseñado para propietarios, arrendatarios, juntas de condominio, proveedores, empleados y cualquier tercero cuyos datos sean tratados en el marco de la gestión condominial.

Definiciones clave

Para los efectos de los presentes Términos y Condiciones y la Política de Privacidad, se establecen las siguientes definiciones:

Administradora

Se refiere a DOMUS, C.A., sociedad mercantil que presta servicios profesionales de administración condominial, que goza de una infraestructura tecnológica propia; encargada de la gestión administrativa, contable y operativa de condominios residenciales, oficinas y conjuntos urbanísticos.

Portal web

Plataforma digital propiedad de la administradora DOMUS C.A. destinada a que el usuario pueda realizar consultas financieras seguras de estados de cuenta, pagos y gestión de información del condominio administrado.

Usuario / Copropietario

Persona natural o jurídica que posee la titularidad de una unidad inmobiliaria en los condominios administrados por DOMUS C.A. y que accede al Portal.

Dato personal

Información que identifica o hace identificable a una persona natural.

Tratamiento

Recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión de datos.

Responsable

DOMUS C.A. como entidad que decide sobre el tratamiento.

Encargado

Tercero que procesa datos por orden y cuenta de DOMUS C.A. bajo contrato.

Arquitectura multi-condominial

Modelo de segregación lógica y física de bases de datos por cada comunidad administrada.

Planilla de gastos

Montos mensuales ordinarios y extraordinarios aprobados para el mantenimiento y operatividad de áreas comunes de los condominios administrados por DOMUS C.A.

Estado "pendiente"

Condición de impago en el que incurre un copropietario en la cancelación de la(s) planilla(s) de gastos de condominio.

Estado "legal"

Etiqueta informativa en el portal web que indica que la deuda del usuario/copropietario ha sido transferida a un profesional del derecho para su debida recuperación y de esta forma, mantener la estabilidad financiera del condominio.

Gestión de Cobranza Extrajudicial

Acciones de cobro realizadas por abogados o escritorios jurídicos externos antes de iniciar una demanda formal, las cuales generan honorarios profesionales a cargo del deudor.

1. Términos y Condiciones de Uso del Portal

1.1. Acceso restringido

El acceso al portal web es personal. El usuario es responsable del resguardo de sus credenciales. Queda prohibido el acceso no autorizado, extracción masiva de datos, alteración de registros financieros o suplantación de identidad, todo esto, en concordancia con la Ley Especial Contra Los Delitos Informáticos. En caso de que el usuario, por conveniencia decida compartir sus credenciales con terceros (familiares, inquilinos, administradores de bienes raíces), lo hace bajo su propio riesgo y responsabilidad. DOMUS, C.A. no se hace responsable por el mal uso, filtración de datos o acciones realizadas por terceros autorizados por el usuario.

1.2. Consentimiento

El uso de la plataforma implica aceptación plena de estos términos. Al ingresar el usuario al portal web autoriza de forma expresa el uso de datos personales, respetando el derecho a la confidencialidad de conformidad con lo establecido en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

1.3. Veracidad de la información

Los saldos publicados en el sitio web tienen un carácter informativo. Aunque DOMUS, C.A., se esfuerza por mantener la base de datos actualizada, el copropietario acepta que los pagos realizados y debidamente reportados en los últimos cinco (05) días hábiles (contados a partir de su recepción) podrían no verse reflejados de inmediato debido a procesos propios de verificación y aplicación de los pagos.

1.4. Uso de la información de terceros

La Junta de Condominio es corresponsable en el uso legítimo de la información comunitaria. Al acceder a listados generales de morosidad, el usuario se compromete a:

  • No reproducir, descargar o difundir total o parcialmente la lista de morosos en redes sociales.
  • No utilizar los datos para fines de acoso, difamación o deshonor de otros copropietarios.
  • Cualquier uso indebido de la información de deuda de otro(s) copropietarios(s) será responsabilidad exclusiva del usuario, exonerando a DOMUS, C.A. de cualquier reclamo por daño moral.
  • El usuario está obligado a mantener indemne a DOMUS C.A. ante cualquier perjuicio que le causare un tercero.
  • De incumplirse las normas mentadas anteriormente, DOMUS C.A. podrá dar de baja de forma temporal o permanente al usuario infractor del acceso al portal, sin perjuicio de las acciones legales civiles o penales que los afectados o DOMUS, C.A. decidan ejercer.

1.5. Valor probatorio y errores de sistema

El usuario reconoce que la información del portal web es una reproducción digital con fines informativos, y acepta que las notificaciones emitidas por la plataforma tienen plena validez jurídica y probatoria, asumiendo que la visualización de la(s) planilla(s) de gastos pendientes en el portal web constituye una notificación fehaciente de su obligación de pago, de conformidad con la Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas. DOMUS, C.A. se reserva el derecho de corregir errores de carga o saldos mal reflejados por fallas del sistema sin que esto genere derechos de indemnización al usuario.

1.6. Prohibición de difusión

El portal permite la transparencia comunitaria. Sin embargo, el uso de la información de deudas de terceros para crear "listas negras" en grupos de WhatsApp, redes sociales o carteleras físicas ajenas a la administración, está estrictamente prohibido. El usuario que difunda esta información será el único responsable ante posibles demandas por difamación o daño moral de los afectados.

1.7. Propiedad intelectual, seguridad y delitos informáticos

El diseño, software, logotipos y estructura de la base de datos son propiedad exclusiva de DOMUS, C.A. Queda prohibida la extracción masiva de datos (web scraping) o el uso de bots para consultar la información del portal. Cualquier intento de acceso no autorizado, denegación de servicio (DoS) o alteración de los registros financieros en la arquitectura multi-condominio podrá ser denunciado en congruencia con la Ley Especial contra los Delitos Informáticos. DOMUS, C.A., se reserva el derecho de ejercer acciones penales por delitos de acceso indebido, fraude electrónico o daño a sistemas protegidos.

1.8. Limitaciones técnicas

DOMUS, C.A., garantiza disponibilidad continua del servicio del portal web, excepto en aquellos casos donde, la interrupción del servicio deriva de fallas en el suministro eléctrico, conectividad a internet de proveedores externos (ISPs) o eventos de fuerza mayor que afecten la infraestructura tecnológica nacional. De igual forma, la administradora se reserva el derecho de realizar paradas programadas de mantenimiento, notificando con antelación razonable a través del ecosistema tecnológico.

1.9. Jurisdicción

Para todos los efectos derivados de estos términos y condiciones, se elige como domicilio especial la ciudad de Caracas, Venezuela, y se someten a la jurisdicción de sus tribunales.

1.10. Anexo técnico de cumplimiento

Para garantizar la confidencialidad de los estados de cuenta de los copropietarios, así como sus datos, DOMUS C.A., implementa lo siguiente:

Protocolos de autenticación y gestión de identidades
Cada copropietario tiene una cédula de identidad vinculada a su unidad inmobiliaria, no permitiendo así los datos genéricos a la hora de darse de alta en el portal.
Política de complejidad de credenciales
Para garantizar la privacidad y la salud de las cuentas de los usuarios, se pide a los mismos que ingresen contraseñas de alta complejidad.
Gestión de sesiones seguras
  • Time-out de inactividad: La sesión se cerrará automáticamente tras diez (10) minutos de inactividad para evitar accesos no autorizados en dispositivos compartidos.
  • Tokens de Sesión: Uso de JSON Web Tokens (JWT) cifrados para validar cada petición del usuario sin exponer sus credenciales en el navegador.
Bloqueo Preventivo
Tras cinco (5) intentos fallidos de inicio de sesión, la cuenta se bloqueará temporalmente y enviará una notificación al correo electrónico registrado para verificar si es el propietario legítimo.
Cifrado de capa de transporte (TLS 1.3)
Todo dato que viaje entre el dispositivo móvil/computadora del vecino y el servidor de DOMUS C.A., viaja dentro de un túnel cifrado, impidiendo la intercepción de información financiera.
Sanitización de datos (prevención de inyecciones)
El portal implementa filtros que impiden que un usuario malintencionado intente extraer la base de datos completa de otros edificios mediante comandos en las barras de búsqueda.
Cifrado en reposo (at-rest)
Los documentos sensibles (como las fotos de las cédulas o soportes bancarios) se almacenan cifrados en el servidor, de modo que, si el disco físico fuera extraído, la información sería ilegible.
Registro inalterable de eventos

El sistema guarda un historial de:

  1. Dirección IP de origen.
  2. Acción realizada.
  3. Fecha y hora exacta.
  4. Dispositivo y navegador utilizado.

NO REPUDIO

Las acciones realizadas dentro del portal web bajo las credenciales del usuario se consideran realizadas por el titular, a menos que se demuestre lo contrario.

2. Política de Privacidad y Protección de Datos

Administradora Domus, C.A. bajo el RIF J-00358094-5, garantiza la protección de los datos personales de los propietarios de los inmuebles bajo su gestión, conforme a lo establecido en el Artículo 28 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

Artículo 28. Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados, con las excepciones que establezca la ley, así como de conocer el uso que se haga de los mismos y su finalidad, y de solicitar ante el tribunal competente la actualización, la rectificación o la destrucción de aquellos, si fuesen erróneos o afectasen ilegítimamente sus derechos. Igualmente, podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas. Queda a salvo el secreto de las fuentes de información periodística y de otras profesiones que determine la ley.

2.1. Categorías detalladas de datos tratados y finalidad del tratamiento

Los datos recolectados de los propietarios (nombre, apellido, cédula de identidad, registro de información fiscal, dirección del inmueble, edificio, nomenclatura del inmueble, número telefónico, dirección electrónica; estados de cuenta, cuotas condominiales, historial de pagos, soportes bancarios; información de relación con la Junta de condominio; IP, logs de acceso, tokens de sesión, navegador, timestamps; credenciales cifradas y mecanismos de doble factor), tienen como finalidad exclusiva:

  • La gestión administrativa y contable del condominio.
  • La transparencia en la rendición de cuentas ante la comunidad de copropietarios.
  • La ejecución de gestiones de cobro de morosidad de condominio.
  • La realización de gestiones de cobro extrajudiciales cuando sea el caso.
  • Convocatorias digitales a asambleas de propietarios.
  • Notificaciones electrónicas vía web o aplicación móvil.
  • Prevención de fraudes y monitoreo de accesos indebidos.
  • Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.

2.2. Principios rectores

Legalidad y lealtad: El tratamiento de datos se realiza estrictamente bajo el amparo de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la Ley de Propiedad Horizontal y el consentimiento informado del usuario.
Finalidad específica y limitada: Los datos serán únicamente empleados con fines administrativos y de cobranza declarados; está vedado su uso para fines comerciales o de mercadeo de terceros.
Proporcionalidad y minimización: Solo son solicitados y procesados los datos estrictamente necesarios para la gestión administrativa.
Confidencialidad y secreto profesional: Todo el personal que conforma DOMUS, C.A., así como sus proveedores externos están sujetos a acuerdos de confidencialidad de por vida respecto a los datos de los propietarios.
Seguridad y responsabilidad demostrada: DOMUS, C.A. protege la información de los usuarios debidamente, implementando medidas técnicas para evitar la pérdida, alteración o acceso no autorizado.
Trazabilidad y exactitud: La información financiera expuesta en el portal es un reflejo fiel de la contabilidad, manteniendo un registro histórico de todas las modificaciones y accesos.

2.3. Arquitectura Multi-Condominio y Segregación de Datos

El ecosistema web de DOMUS, C.A. ha sido diseñado bajo el principio de privacidad, garantizando así que el manejo de información masiva de distintas comunidades no comprometa la confidencialidad individual.

2.3.1 Aislamiento lógico y segregación de datos

La arquitectura del portal web cuenta con una segmentación lógica; por ende, aunque los datos de diversos condominios coexistan dentro del ecosistema digital de DOMUS C.A., cada condominio está protegido por una barrera infranqueable, que garantiza la fiabilidad de los datos expuestos.

Imposibilidad de cruce de datos: Los usuarios del "Edificio 1" no tienen rutas de acceso habilitadas, permisos de base de datos, ni interfaces de visualización que le permitan interactuar con la información financiera o personal de propietarios del "Edificio 2".

2.3.2 Control de Acceso Basado en Roles

En pro de evitar la exposición de datos sensibles, el acceso a la información se rige por una jerarquía estricta de permisos según el rol del usuario:

Copropietario

Acceso total a su historial de pagos, estados de cuenta personales.

Junta de Condominio

Acceso a herramientas de supervisión, reportes de cobranza consolidados y estados financieros globales de su edificio, ya que es necesario para la toma de decisiones y contraloría social.

Administrador (DOMUS, C.A.)

El personal autorizado cuenta con permisos de actualización de datos de contacto, gestión contable, carga de recibos, conciliación bancaria y actualización de estatus legales. Cada acción realizada por este perfil queda registrada bajo un sello de tiempo y usuario para fines de auditoría interna.

2.4. Uso de datos por terceros (proveedores de servicios)

Para asegurar la salud financiera de las comunidades administradas, DOMUS, C.A., podrá transferir los datos personales y financieros de los propietarios a terceros (abogados, escritorios jurídicos) bajo las siguientes condiciones:

  • Finalidad: Ejecución de cobranza extrajudicial y judicial.
  • Confidencialidad: El tercero receptor está obligado a no utilizar los datos para fines distintos a la recuperación de la cartera de los clientes de DOMUS, C.A.
  • Notificación: El propietario podrá ver reflejado en el portal el estatus de su deuda y si la misma ya se encuentra bajo gestión de un abogado externo.

2.5. Transferencia a terceros (cobranza extrajudicial)

DOMUS, C.A. informa que, en caso de incumplimiento prolongado y continuo, cuando así lo autorice la junta de condominio y/o conste aprobación por parte de la comunidad, los datos de identificación y deudas podrán ser compartidos con escritorios jurídicos externos y abogados debidamente asignados para el inicio de gestiones de cobranza extrajudicial o judicial, bajo estrictos acuerdos de confidencialidad.

2.6. Legitimación

El tratamiento de estos datos se basa en la relación contractual derivada de la Ley de Propiedad Horizontal y el documento de condominio de cada edificación administrada.

2.7. Derechos del titular

Cualquier copropietario podrá solicitar el acceso, rectificación, actualización y eliminación de sus datos o saldos, enviando una comunicación a las siguientes direcciones electrónicas: gerencia@admdomus.com ó facturacion@admdomus.com; caso en el cual, DOMUS, C.A. se compromete a responder las solicitudes en un lapso no mayor a quince (15) días hábiles, contados a partir de su recepción y previa validación de la identidad del solicitante, cuando proceda conforme al marco legal venezolano. Respecto a la eliminación de datos, ésta procederá siempre que no exista un deber legal o contractual derivado de las obligaciones del titular, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Propiedad Horizontal.

2.8. Validez de la Notificación Electrónica

El usuario acepta que la publicación de su estado de cuenta en este portal y el envío de comunicaciones al correo electrónico registrado constituyen una notificación válida y suficiente de su situación de insolvencia, surtiendo efectos para el inicio de gestiones de cobro administrativo y/o extrajudicial, según sea el caso de conformidad con lo que autorice la junta de condominio ó según aprobación por parte de la comunidad, bajo los parámetros plasmados en la Ley de Propiedad Horizontal.

2.9. Seguridad Técnica y Organizativa

Cifrado TLS en tránsito
Toda la comunicación entre el dispositivo del usuario y nuestros servidores se realiza a través de protocolos HTTPS con cifrado TLS (Transport Layer Security) de última generación; asegurando que los datos sensibles viajen de forma encriptada, siendo ilegibles para terceros que intenten interceptar la conexión.
Hash seguro de contraseñas
Las contraseñas de los usuarios no se almacenan en texto plano. Se utiliza un algoritmo de hashing unidireccional robusto con "salt" aleatorio. Lo que quiere decir que nadie (ni el personal técnico de DOMUS C.A.) puede conocer las contraseñas de los usuarios.
Control de accesos basado en roles (RBAC)
El sistema garantiza que cada usuario (propietario, junta o administrador) únicamente tenga acceso a la información estrictamente concerniente a su rol.
Logs de auditoría y trazabilidad
Cada inicio de sesión, consulta de estados de cuenta, descarga de reportes, o modificación de saldos genera un registro que incluye: ID de usuario, dirección IP, fecha, hora y acción realizada.
Backups cifrados y política de retención
Las copias de seguridad se realizan de forma automática y periódica, encriptadas en ubicaciones geográficamente redundantes. La política de retención garantiza que la información histórica se mantenga disponible solo por el tiempo legalmente requerido.
Segmentación de red y firewall
La infraestructura cuenta con Firewalls de Aplicación Web (WAF) y firewalls de red que filtran el tráfico malicioso. La base de datos opera en una red privada virtual que previene ataques de fuerza bruta o inyecciones SQL.
Evaluaciones periódicas de vulnerabilidades
DOMUS, C.A. realiza diagnósticos de seguridad regulares para identificar y mitigar posibles fallos en el código o en la infraestructura.

3. Protocolo Formal de Incidentes de Seguridad

En cumplimiento con los estándares de gobierno de datos, administradora DOMUS C.A. establece el siguiente protocolo de respuesta ante cualquier eventualidad que comprometa la confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información de los condominios:

1

Fase 1

Detección y análisis inicial

Monitoreo de los logs de acceso, así como de las alertas de Firewall en pro de detectar anomalías en el portal web; lo que permitirá determinar el origen del incidente para poder pasar a la siguiente fase.

2

Fase 2

Contención técnica inmediata

En caso de brecha confirmada el proceso al que se recurre es el bloqueo de aquellas cuentas que hayan sido vulneradas, o en casos más graves la suspensión temporal del portal web a fin de evitar la propagación de daños; aunado a ello se recurre al congelamiento de las bases de datos y registros de actividad para asegurar que las pruebas del incidente no sean alteradas durante la reparación.

3

Fase 3

Evaluación de impacto

Detectar qué datos estuvieron comprometidos, y a que edificios pertenece la información que ha sido vulnerada; durante esta fase también se procede al análisis de la gravedad del incidente respecto a la privacidad de los copropietarios y la continuidad operativa de la administración.

4

Fase 4

Notificación a junta de condominio y autoridades

Informe inmediato de DOMUS C.A. así como al equipo legal; de ser necesario se le suministrará información detallada de lo sucedido a las juntas de condominio que se hayan podido ver afectadas.

5

Fase 5

Remediación y mejora continua

Determinación y eliminación de la causa raíz, recuperando la operatividad utilizando los backups cifrados, garantizando que la información restaurada sea exacta y esté libre de malware.

6

Fase 6

Documentación y archivo del incidente

Redacción de un documento técnico detallando el qué, cómo y cuándo del incidente, junto con las medidas adoptadas para poder remediar y revertir la situación; basado en esto se procede a la actualización de las políticas de seguridad y de los términos y condiciones para prevenir eventos similares.

Nota: Si la brecha implica delitos informáticos tipificados en la Ley Especial contra los Delitos Informáticos de Venezuela, se procederá a realizar la denuncia ante el órgano competente.

3.1. Conservación y Eliminación

DOMUS, C.A. garantiza que el tratamiento de los datos personales no será perpetuo, sino que estará estrictamente limitado al tiempo necesario para cumplir las finalidades administrativas y legales vigentes.

3.1.1. Plazos de Conservación Activa

Los datos personales y financieros permanecerán disponibles en el Portal mientras:

  • Persista la Relación Contractual: Es decir, mientras el usuario mantenga la cualidad de copropietario en alguno de los edificios gestionados por la administradora.
  • Exista una obligación pecuniaria: Independientemente de la voluntad del usuario, si existe una deuda, los datos se conservarán para fines de gestión de cobro y registro histórico.

3.1.2. Bloqueo y archivo histórico (Post-relación)

Una vez que un propietario deja de pertenecer al condominio (por venta del inmueble o cese de la administración) se procede a:

  • La inhabilitación de sus credenciales de acceso al portal web.
  • Conservación Legal: Los datos financieros y de identificación se mantendrán en un "archivo de seguridad" bloqueado durante un plazo de diez (10) años, de conformidad con el Código Orgánico Tributario, para dar respuesta a posibles auditorías o requerimientos judiciales. Durante este tiempo, los datos no podrán ser objeto de tratamiento ordinario.

3.1.3. Procedimiento de eliminación segura

Cumplidos los plazos legales de prescripción (10 años), DOMUS, C.A. procederá a la eliminación definitiva de los datos, mediante métodos de borrado seguro que impidan la recuperación de la información, garantizando que los mismos sean destruidos física o lógicamente de sus servidores de respaldo.

4. Anexo Técnico de Auditoría

4.1. Trazabilidad y no repudio

Para garantizarles, el sistema mantendrá un registro electrónico inalterable que contendrá:

Evento de autenticación

Registro de cada inicio y cierre de sesión satisfactorio o fallido.

Auditoría de consulta de deuda

Registro de qué usuario visualizó o descargó un reporte, incluyendo la IP de origen, para prevenir la difusión no autorizada.

Modificaciones contables

Cualquier cambio en un saldo o estatus de pago por parte del perfil administrador generará un log que identifique al autor, el valor anterior y el valor nuevo.

4.2. Protocolo de verificación de segregación (Multi-condominio)

Para validar el aislamiento lógico, se harán pruebas de "cruce de datos" de forma trimestral:

  • Prueba de perímetro: Verificación técnica de que los tokens de sesión de un edificio no poseen permisos de lectura en las tablas de datos de un edificio ajeno.
  • Informe de segregación: Un reporte técnico que certifique la estanqueidad de las bases de datos por cada RIF de copropiedad administrada.

4.3. Auditoría de derechos del titular (ARCO)

DOMUS, C.A. mantendrá un libro digital de solicitudes donde se registrará:

  • Fecha de recepción de la solicitud de actualización/rectificación.
  • Validación de identidad realizada.
  • Estatus de la respuesta (garantizando el cumplimiento del lapso de 15 días hábiles).

4.4. Auditoría de infraestructura y seguridad técnica

  • Escaneo de vulnerabilidades: Realización semestral de diagnósticos técnicos sobre el Firewall y el cifrado TLS para asegurar protección contra ataques de inyección SQL o fuerza bruta.
  • Verificación de backups: Pruebas de restauración mensuales para asegurar que los respaldos cifrados son funcionales y que la información recuperada es un "reflejo fiel de la contabilidad".
  • Integridad de contraseñas: Auditoría de sistema para confirmar que el 100% de las claves están bajo el protocolo de Hash seguro y que ninguna es visible en texto plano.

4.5. Verificación de Ciclo de Vida del Dato

Auditoría anual sobre el Archivo Histórico para verificar:

  • El bloqueo efectivo de credenciales de antiguos propietarios.
  • La eliminación definitiva (borrado seguro) de datos que hayan cumplido el plazo de 10 años establecido por el Código Orgánico Tributario.